Дефинирање на канцеларијата

Работниот простор претставува организирана физичка средина која компаниите ја обезбедуваат за да можат вработените да ги извршат поставените работни задачи. Тој го конституира вториот најголем трошок за поголемиот дел од компаниите, додека првиот се човечките ресурси.

Канцеларијата израсна во типично место за работа во постиндустриската ера. За да се овозможи компарација помеѓу различни канцелариски средини, неопходно е тие да се категоризираат. Традиционално, постојат две главни методи на категоризација на канцелариските средини: или преку просторната организација, или преку работната организација. Често се забележуваат ограничувања во користењето на само една од овие методи затоа што постои корелација помеѓу двете од нив.

Во организациската литература, генерално, канцеларијата е опишана или како традиционална, или како канцеларија со отворен план. Традиционалните канцеларии служат да вдомат едно до две лица во приватни простории, затворени со ѕидови до таван, а во нив се влегува низ врата и обично ги поседуваат сите алатки и опрема потребни за извршување на работата.

Во литературата се идентификувани пет канцелариски типови, кои даваат доволен избор за манипулација со просторот и со организациската поставеност на повеќето компании: 1) канцеларија-клетка; 2) заедничка канцеларија; 3) канцеларија со отворен план (вклучувајќи мала, средна и голема канцеларија со отворен план), 4) флекс канцеларија и 5) комби канцеларија.

Типовите на канцеларии се дефинирани според архитектонските и функционалните карактеристики. Помеѓу архитектонските карактеристики, просторната организација е најдоминантна и како таква критична за многуте функционални каркатеристики, а посебно за одвивањето на работата и администрирањето во неа.

Ваквата категоризација според просторно-организациските критериуми, ја наоѓаме и во стратегијата за планирање на работните средини на компанијата за дизајн и производство на канцелариски мебел и ентериери „БЕНЕ“ (BENE) од Виена, Австрија.

Канцеларијата-клетка е канцелариска просторија за едно лице. Основата на овој тип се карактеризира со коридор и со пристап до прозорец. Поголемиот дел на опремата е во просторијата. Канцелариската работа е крајно независна, односно автономна и сконцентрирана.

Заедничката канцеларија е дефинирана со два-тројца вработени кои ја споделуваат истата. Ваквиот тип е или резултат на тимски базирана работа, која става акцент на интеракција заради проектот, или е резултат на недостаток на простор. Во овој случај – во вториот се здружуваат вработени со слични доверени работни задачи. Поголемиот дел од канцелариската опрема е надвор од просторијата, иако понекогаш кога заедничката канцеларија ја делат вработени од еден тим, опремата е во канцелариската просторија.

Канцеларијата со отворен план егзистира во неколку различни видови, зависно од бројот на вработени кои ја делат просторијата, и тоа:

– Мала канцеларија со отворен план за четири до двет лица во просторија. Се смета за добра големина на работен тим.

– Средна канцеларија со отворен план за 10-24 лица во просторија.

– Голема канцеларија со отворен план за повеќе од 24 лица во просторија, која доста ретко се употребува во Европа, а во САД, бројот достигнува и до 200 вработени во просторија.

Канцеларијата со отворен план е дефинирана преку споделување на јавниот работен простор од страна на вработените. Помеѓу работните станици не постојат ниту ѕидови ниту пристап до индивидуалните прозорци. Работата е главно рутинска со низок степен на интеракција помеѓу вработените. Целта на ваквите канцелариски типови е да се биде флексибилен при организациските промени кои се остваруваат без реконструкција. За намалување на бучавата и постигнување на некаква приватност, се поставуваат одредени екрани помеѓу работните станици. Терминот „канцеларија со отворен план“ може да се однесува и на канцелариски простор поделен на релативно мали кабини / работни станици со паравани (исто така познат и како екрани или панели) и модуларен мебел. Уредувањето на работните места е флексибилно и бројот на паравани по кабини може да варира од нула (bullpen-тип) до четири (кабини). Не постојат ѕидови со полна височина со врати кои ги одвојуваат вработените. Дизајнот е создаден за да се направи поефикасна употреба на просторот и подобрување на протокот на информации.

Флекс-канцеларијата е дефинирана со тоа што вработените немаат лична работна станица. Често е поставена во простор со отворен план, но не секогаш. Овој тип е најфлексибилен од сите споменати заради фактот што не е само канцелариската основа флексибилна, туку се флексибилни и вработените. За овој тип, неопходен е добар ИТ систем заради фактот што изборот на работната станица од страна на вработените е неограничен и без рестрикции, а целото одвивање на работата зависи од пристапот до споделениот компјутерски систем. Флекс-канцелариите се димензионираат за помалку од 70% од вработените да се сместат во исто време во канцеларискиот простор, а ваквото димензионирање е базирано врз препоставката дека поголемиот дел од работата се одвива надвор од канцеларијата, или дека дел од вработените се отсутни заради болест или друга причина.

Комби-канцеларијата во денешно време е канцелариски тип без стриктна просторна дефиниција. Наместо тоа, неа ја дефинираат тимската работа и споделувањето на јавните содржини и постројки. Постојат соодветни пристапи до додатни простори за тимска работа, концентрирана работа или состаноци. Преку 25% од работните задачи на вработените се одвиваат во канцеларијата на места кои не се нечии работни станици, врз база на потреба. Природата на работата е или независна или интерактивна, но најмногу е соодветна за тимска работа.